Jak zachęcić pracowników do wypowiadania się – poradnik pracodawcy

Skuteczna i pozytywna komunikacja jest bardzo istotnym aspektem każdej organizacji. Przede wszystkim zwiększa satysfakcję pracowników i w sposób korzystny napędza funkcjonowanie przedsiębiorstwa. Możliwość dialogu pomaga w zrozumieniu i zdefiniowaniu oczekiwań pracowników oraz pozwala wpłynąć na zwiększenie efektywności pracy całego zespołu. Dobre relacje ze współpracownikami oraz rozwój zdrowej kultury organizacyjnej ma korzystny wpływ na współpracę w firmie. Sprawna komunikacja pozwala zaoszczędzić mnóstwo czasu, ponieważ umożliwia uniknięcie wielu niedomówień, opóźnień, konfliktów czy błędów w realizowanych zadaniach lub procesach. Co zrobić jeśli pracownicy są niechętni do tego, aby wyrażać swoje zdanie? W poniższym artykule przedstawiamy kilka wskazówek dotyczących tego, jak przerwać ciszę i zachęcić pracowników do wypowiadania się.

Dobra komunikacja zaczyna się od przełożonego

Pamiętaj, że komunikowanie się nie polega na wypowiadaniu monologów. Rozmawiaj, a nie wygłaszaj swoje zdanie i oczekiwania. Nie osaczaj pracowników swoją niekończącą się przemową i odpowiadaniem sobie samemu na zadane wcześniej pytania. Jednostronna komunikacja wywołuje w pracownikach frustrację oraz demotywuje. W takiej sytuacji pracownicy nie tylko nie będą przerywać przełożonemu, ale również nie mają szansy wypowiedzi.

Warto zastanowić się, czy Twoi pracownicy czują się swobodnie w rozmowie z Tobą. Możesz to łatwo zweryfikować zwracając uwagę na to z iloma i jakimi osobami rozmawiasz? Czy są to  pracownicy na różnych szczeblach, czy rozmawiasz wyłącznie z osobami na szczeblach wyższych lub tymi, którzy osiągają wyższe wyniki? Każdy pracownik zasługuje na taką samą uwagę oraz zainteresowanie w zespole.

Słuchaj uważnie

Pokaż pracownikom, że ich słuchasz poprzez reagowanie na ich wypowiedzi. Możesz to zrobić zadając pytanie, popierając pomysł lub okazując wątpliwości, ale nigdy nie zachowuj się obojętnie. Pracownicy lubią czuć się zaangażowani w działania organizacji, a uwzględnianie ich pomysłów motywujesz ich do podejmowania dalszych aktywności oraz inicjatyw. Wystarczy, że podziękujesz za komentarz danej osoby i cenne uwagi. Spowodujesz tym samym, że pracownik poczuje się w pewien sposób nagrodzony i chętniej wygłosi swoją opinie następnym razem.

Zaangażuj każdego członka zespołu w rozmowę

Staraj się zapobiegać sytuacjom, gdy poszczególne osoby z grupy są wycofane z dyskusji. Poproś je o podzielenie się przemyśleniami lub zapytaj innych współpracowników czy spotkali się z podobnym problemem. Głos nieśmiałej osoby może okazać się kluczowy, dlatego warto być ciekawym opinii wszystkich członków zespołu.

Informacja zwrotna to podstawa

Pamiętaj o feedbacku, ponieważ jest on dla pracownika istotny. Jeżeli dobrze wykonuje swoje zadania, przekaż mu pozytywną informację zwrotną. Docenianie pracownika jest dla niego ważne i mobilizujące. Oczywiście feedback miewa również negatywną odsłonę, gdy przełożony musi przekazać mniej aprobujące dla pracownika informacje o wykonywanej przez niego pracy. Ten niech będzie konstruktywny i skupiony na zrachowaniach, a nie dotyczący samej osoby.
Brak feedbacku stresuje pracowników i sprzyja tworzeniu niepewnego i zakompleksionego zespołu.  Przekazując na bieżąco informacje zwrotną, dajemy szansę na poprawę tego, co pracownik robi źle lub możliwość jego rozwoju.

Feedback ze strony pracownika jest również ważny. Oczywiście z częścią uwag możesz się nie zgadzać, ale warto odrzucić emocje i opanować swoją reakcję. Nie podejmuj negatywnej dyskusji na trudne do usłyszenia opinie szukając szybkich kontrargumentów. Spróbuj zaakceptować inne poglądy, przemyśl argumenty i dopiero wtedy porozmawiaj na spokojnie. Pracownik chętniej wyrazi swoją opinie, jeśli będzie wiedział, że jego pracodawca wspiera ducha otwartości. Pamiętaj, że pracownicy w Twoim zespole mają inne doświadczenie oraz poglądy niż Ty. Często zabranie przez nich głosu to wyraz dużej odwagi. Właśnie, dlatego pracownicy powinni wiedzieć, że wyrażanie swojej opinii nie wiąże się z ryzykiem utraty pracy lub innymi negatywnymi konsekwencjami.

Podejmując inicjatywę zachęcania do dyskusji, wymiany zdań, konstruktywnej krytyki możesz polepszyć atmosferę i zwiększyć efektywność pracy całego zespołu. Podjęcie rozmowy i wysłuchanie sugestii różnych pracowników, które są wartościowe dla organizacji to często więcej niż tylko kanał komunikacji.